En nuestro trabajo diario nos encontramos constantemente con lo que llamamos ‘Los ladrones del tiempo’. Tareas, eventos o interrupciones que nos quitan la capacidad de ser eficientes y no perder la concentración.
Son unas de las principales razones por las que retrasamos nuestro trabajo y no siempre podemos cumplir con las fechas de entrega. A continuación, unos ejemplos (entre otros):
- Dependencias desconocidas,
- Demasiado trabajo en ejecución (WIP),
- Trabajo descuidado o retrasado,
- Prioridades contradictorias o cambiantes,
- Trabajo no planificado….
Todos estamos muy familiarizados con estos puntos y vamos a ver algunas formas en las que podemos ayudar a mitigar su ocurrencia utilizando herramientas en nuestros proyectos. Estamos hablando de Azure Boards, que forma parte de la herramienta más conocida, Azure DevOps.
Azure Boards, proporciona un conjunto de herramientas para planificar, rastrear y discutir el trabajo entre los equipos durante todo el proceso de desarrollo. Soporta metodologías ágiles como Scrum y Kanban, permitiendo a los equipos colaborar de manera efectiva y optimizar sus flujos de trabajo y puedes gestionar elementos de trabajo como características, historias de usuario, errores y tareas.
Algunas de las funciones principales incluyen:
- Tableros: Visualiza elementos de trabajo como tarjetas y actualiza su estado mediante arrastrar y soltar, similar a notas adhesivas en un tablón físico.
- Backlogs: Planifica, ordena y organiza elementos de trabajo, utilizando un backlog de producto para representar tu plan de proyecto y un backlog de cartera para agrupar trabajos bajo características y epopeyas.
- Sprints: Accede a la vista filtrada de los elementos de trabajo de tu equipo basada en un sprint o camino de iteración específico.
- Consultas: Genera listas personalizadas de elementos de trabajo y realiza diversas tareas como triaje de trabajo, actualizaciones masivas y visualización de relaciones entre elementos de trabajo.
- Planes de Entrega: Los equipos de gestión pueden ver entregables y rastrear dependencias entre múltiples equipos en una vista de calendario.
- Vistas de Análisis: Crea informes sofisticados de Power BI basados en datos de Azure Boards.
Aprovechando esta herramienta para nuestros proyectos, debemos, en primer lugar, planificar y priorizar nuestras entregas. Al comenzar un nuevo proyecto, debemos definir nuestro definido de hecho (DoD). Una definición de hecho es un conjunto confirmado de condiciones que un proyecto debe completar para ser aceptado por los usuarios finales. Un DoD a menudo se compone de criterios de aceptación, que garantizan que completemos nuestras tareas, entregando un trabajo de mayor calidad y eliminando la necesidad de «rehacer» nuestro trabajo.
Por ejemplo:
- Definición de Hecho: En 3 meses implementaremos el nuevo sitio web en Azure para el evento global de la empresa.
- Criterios de aceptación: La infraestructura se implementa mediante la infraestructura como código (IaC) en Azure, con un sistema resistente y escalable, que cumple con nuestro Acuerdo de Nivel de Servicio definido. El sitio web estará operativo a tiempo para que los usuarios finales puedan registrarse a través del sitio web y navegar por todos los aspectos con éxito, abordando también todos los requisitos de inclusión para la visibilidad.
Tras esta definición, tenemos que averiguar CÓMO vamos a lograr esto. Esto inicia la fase de planificación, en la que es fundamental que todas las partes interesadas participen. Esto incluye, pero no se limita a: el equipo de operaciones, el equipo de desarrollo, el equipo de seguridad, los gerentes de proyecto, etc. Necesitamos que todos los interesado principales participen en esta pieza de planificación; es crucial para el éxito del proyecto.
Necesitamos definir claramente lo que estamos tratando de entregar, y debemos delinear cuáles son los «imprescindibles» y los «deseables» que se pueden cumplir en el marco de tiempo designado. Debemos desarrollar una metodología ágil que establezca hitos en nuestro plan, proporcionando puntos de control para las partes interesadas.
Planificación de la metodología ágil
Ahora, tenemos que averiguar CÓMO llegamos allí. Esta es la fase de planificación en la que necesitamos que todas las partes interesadas participen. Tenemos que determinar lo que «debe tener» y lo que «es bueno tener». Como equipo, sabemos que tenemos 3 meses para lograr nuestra definición de hecho, la parte de planificación es clave. Necesitamos establecer algunos hitos en nuestra planificación como puntos de control para nuestros grupos de interés. A partir de ahí podemos rellenar las tareas de cada hito.
Estructura de los elementos de trabajo y las tareas
Definir los hitos y las tareas no requiere que seas un gestor de proyectos, sino que es algo en lo que todo el equipo técnico debe participar. Darles la propiedad de sus tareas, les permite presentar su trabajo existente en curso y qué otras prioridades conflictivas podrían existir.
Es necesario planificar la priorización y la participación de las tareas. Constantemente tenemos demasiado trabajo porque las prioridades en nuestras empresas y en los proyectos no están establecidas. Todo está siempre en llamas, y todo el mundo siempre quiso que se hiciera ayer.
Aquí es donde vemos constantes conflictos de intereses entre varios equipos en los proyectos. Las prioridades conflictivas del ladrón de tiempo existen porque los equipos no están incentivados para ayudar en su proyecto, o no ven el valor que generará.
Hemos hablado de estos ladrones de tiempo y de cómo nos impiden entregar proyectos exitosos. Ahora centrémonos en Azure Boards, cómo la propia herramienta puede ayudarnos a organizar y planear nuestros proyectos.
Azure Boards permite organizar el trabajo mediante un sistema de clasificación y priorización. Boards utiliza una vista de estilo Kanban para ayudarte a organizar todas las tareas de cada hito, lo que también te da la posibilidad de clasificar el trabajo entrante y encontrar un lugar para abordar esas tareas. Le brinda la capacidad de priorizar todos los elementos de trabajo, con informes que pueden visualizar cómo avanza el equipo en el proyecto.
Azure Boards: las características
Azure Boards permite a los equipos organizar sus proyectos mediante la habilitación de un proceso ágil. Utiliza una vista de estilo Kanban, que incluye vistas de calendario, paneles configurables e informes integrados. Estas herramientas se pueden utilizar desde cualquier proyecto pequeño y se pueden escalar fácilmente para usarlas con proyectos mucho más grandes.
Análisis de entrega de proyectos
Azure Boards permite a los equipos realizar un seguimiento de su trabajo y de los problemas (como tareas, errores, problemas de dependencia, etc.) en un formato muy fácil de leer. Las partes interesadas pueden obtener informes de cómo avanza el proyecto, también puede ayudar a las partes interesadas a ver cómo se priorizan las tareas de los equipos.
Al observar el proyecto que describimos anteriormente, podemos configurar un plan de entrega en Azure Boards que muestre una vista de calendario de cuándo vencen nuestros entregables, lo que nos ayudará a planear los tiempos necesarios para alcanzar nuestros hitos.
Vista del plan de entrega
En Azure Boards podemos configurar Sprints, un tiempo establecido (digamos 2 semanas) en el que entregamos una parte específica de nuestro proyecto más amplio. Varios sprints conforman un hito (supongamos 2 sprints por hito en nuestro proyecto existente, suponiendo que un hito dura un mes).
La planificación del trabajo es fundamental para el éxito del proyecto, ya que permite la organización y la visibilidad de todas las partes interesadas, creando una cultura dentro de los equipos de que también están involucrados en el proyecto y no se incorporan cuando todo está en llamas y se debe ayer.
Azure Boards: seguimiento del trabajo y las implementaciones
La automatización elimina el error humano, seamos sinceros, como humanos, cometemos muchos errores. El sitio web que estamos creando en nuestro ejemplo se implementa con infraestructura como código (IaC) en Azure. Si elegimos Bicep, Terraform o Ansible, es insignificante, Azure DevOps puede admitir la implementación de cualquier herramienta de IaC en Azure. Todo el trabajo de creación de implementaciones de infraestructura (escritura de la IaC), el mantenimiento de la infraestructura y la supervisión continua se administra como tareas en Azure Boards.
Azure Boards y GitHub
GitHub y Azure DevOps se integran para admitir el uso de ambas plataformas, incluso si el código existente reside en GitHub, la capacidad de usar Azure Boards para planear y realizar un seguimiento del trabajo aún se puede configurar y administrar desde Azure Boards. También puede vincular las confirmaciones realizadas en GitHub a los elementos de trabajo de Azure Boards, lo que le proporciona una visibilidad completa del trabajo que se está realizando.
Azure DevOps y Microsoft Teams
La comunicación es crucial para cualquier proyecto. Dar actualizaciones de estado, informar problemas, progreso y todo lo demás puede llevar mucho tiempo, pero también un tiempo prohibitivo, ya que a menudo pasamos mucho tiempo en las reuniones. Con Azure Boards y Microsoft Teams podemos permitir que los dos se comuniquen. Puede configurar un canal en Teams y configurar los tipos de notificaciones que desea recibir.
Azure Boards: resumen
Azure Boards tiene muchas características integradas. Y lo que es más importante, ayuda a tu equipo a organizarse para proyectos de cualquier tamaño e implementar mejores prácticas de trabajo.
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